PEDOMAN TATA CARA PEMERIKSAAN BARANG DAB JASA

PEDOMAN TATA CARA 

PEMERIKSAAN BARANG DAN JASA

Definisi

Proses pemeriksaan barang yang dimaksud adalah proses pemeriksaan kesesuaian kemasan, kuantitas, spesifikasi, dan garansi dibandingkan dengan spesifikasi barang dalam kontrak.

Barang yang dimaksud adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian yang meliputi bahan, barang jadi atau peralatan yang spesifikasinya ditentukan oleh pengguna barang,

Jasa yang dimaksud adalah jasa pemborongan, jasa konsultasi dan jasa lainnya yang tidak termasuk kedalam Jasa Pemborongan dan Jasa Konsultasi.

Jasa Pemborongan adalah layanan pekerjaan pelaksanaan konstruksi atasu wujud fisik lainnya yang perencanaan dan spesifikasinya ditetapkan pengguna barang/jasa dan proses serta pelaksanaannya diawasi oleh pengguna barang/ jasa.

Jasa Konsultasi adalah layanan jasa keahlian profesional dalam berbagai bidang yang meliputi jasa perencanaan konstruksi, jasa pengawasan konstruksi, dan jasa pelayanan profesi lainnya, dalam rangka mencapai sasaran tertentu yang keluarannya berbentuk peranti lunak yang disusun secara sistematis berdasarkan kerangka acuan kerja yang ditetapkan pengguna jasa.

Jasa lainnya adalah segala jenis pekerjaan dan atau penyediaan jasa selain jasa konsultasi, jasa pemborongan, dan jasa pemasokan barang.

Pengguna barang/jasa adalah kepala  kantor/ satuan kerja/pemimpin proyek/pemimpin bagian proyek/pengguna anggaran Daerah/ pejabat yang disamakan sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam lingkungan unit kerja/proyek tertentu

Lingkup Pekerjaan

a. Melaksanakan penelitian dan pemeriksaan terhadap semua barang  yang dibeli dengan menggunakan dana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah  Kabupaten Tahun Anggaran 2009 pada unit kerja dilingkungan SKPD Kabupaten berdasarkan Surat Perintah Kerja / Surat Perjanjian / Kontrak dengan nilai diatas Rp. 5.000.000,00 (lima juta rupiah) sebelum diserahkan kepada Pengguna Anggaran;

b.  Pemeriksaan  barang – barang dimaksud pada huruf a, dilaksanakan  dalam waktu selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah diterimanya surat Permohonan Pemeriksaan dari Rekanan yang ditunjuk untuk mengadakan pelaksanaan pembelian/pengadaan mengajukan permohonan pemeriksaan ;

c.  Mengadakan musyawarah dan koordinasi antar anggota Panitia untuk pengambilan keputusan hasil pemeriksaan barang dan selanjutnya membuat dan menandatangani Berita Acara Pemeriksaan barang ;

d.  Melaporkan hasil pelaksanaan tugasnya kepada Kepala SKDPD secara rutin diminta atau tidak diminta sekurang-kurangnya  setiap 6 (enam) bulan sekali.

Maksud  dan Tujuan

Maksud :

1. Mengatur seluruh proses pemeriksaan barang dalam kegiatan penyediaan barang yang dibiayai oleh APBD Kabupaten;
2. Menjamin kelancaran dan transparansi mekanisme pemeriksaan barang yang diusulkan oleh setiap unit di SKPD Kabupaten ;
3. Menjamin kuantitas dan kualitas barang yang diberikan oleh penyedia barang berdasarkan Kontrak dan atau Kerangka Acuan Kerja.

Tujuan :

1. Memastikan bahwa barang  dan Jasa yang diterima oleh SKPD adalah barang yang sudah sesuai dengan spesifikasi pada kontrak/Kerangka Acuan Kerja dengan penyedia barang/Jasa.
2. Agar pelaksanaan pengadaan barang  dan jasa terutama pemeriksaan barang dilakukan secara lebih efisien, terbuka, transparan dan akuntabel

Pelaksana

Pelaksana pemeriksaan barang adalah staf SKPD yang ditunjuk secara sah oleh Pengguna Anggaran melalui penunjukan langsung. Kepanitiaan ini bersifat independen dan insidental.

Fungsi

Berdasarkan Keputusan Kepala SKPD Nomor …….-SKPD tentang Pembentukan Panitia Pemeriksa Barang Unit Pada SKPD Kabupaten Tahun Anggaran 2009 maka fungsi dari Tim Pemeriksa Barang dan Jasa adalah :

1. Penelitian dan pemeriksaan setiap barang/jasa yang diadakan oleh Kepala Satuan Unit Kerja Kabupaten;
2. Penelitian Prosedur dan Dokumen Administrasi Pengadaannya;
3. Penuangan hasil pemeriksaan dimaksud dalam Berita Acara;
4. Lain-lain sehubungan dengan penelitian kebenaran pengadaan barang tersebut.

Deskripsi Tugas Panitia Pemeriksa Barang

1. Membuat daftar pemeriksaan barang dan jasa.
1. Daftar Pemeriksaan Dokumen Pengadaan;
2. Daftar Pemeriksaan Barang;
3. Daftar Pemeriksan Jasa;
4. Membuat mekanisme pemeriksaan barang dan jasa:
1. Pemeriksaan Barang

-       Pemeriksaan kelengkapan Dokumen Pengadaan Barang;

-       Pemeriksaan kemasan, kuantitas, spesifikasi dan garansi barang yang diterima dari penyedia barang;

-       Pemeriksaan kesesuaian kemasan, kuantitas, spesifikasi dan garansi barang yang telah diperiksa dengan spesifikasi barang pada Kontrak.

1. Pemeriksaan Jasa

-       Pemeriksaan kelengkapan Dokumen Pengadaan Jasa;

-       Pemeriksaan kuantitas, spesifikasi hasil pekerjaan dan atau fasilitas yang diterima dan atau disediakan dari penyedia jasa.

-       Pemeriksaan kesesuaian kuantitas, spesifikasi hasil pekerjaan dan atau fasilitas yang telah diperiksa dengan spesifikasi hasil pekerjaan dan atau fasilitas jasa pada Kontrak dan atau Kerangka Acuan Kerja.

1. Merekomendasikan pengembalian barang dan atau hasil pekerjaan dan atau penolakan fasilitas ke penyedia barang dan jasa  sesuai dengan hasil pemeriksaan.
2. Membuat Berita Acara Pemeriksaan Barang/Jasa  dan Laporan Hasil Pemeriksaan Barang/Jasa;
3. Menyerahkan  Laporan Hasil Pemeriksaannya kepada Pengguna Anggaran.

Barang yang diperiksa terbagi menjadi :

1. Barang Rutin

Barang Rutin adalah barang yang dilakukan secara rutin berdasarkan kebutuhan pengusul dari unti kerja, meliputi ATK; dan kebutuhan pemeliharaan alat, gedung, atau inventaris Dinas;dll.

1. Barang Khusus

Barang Khusus adalah barang yang spesifik berdasarkan kebutuhan masing-masing pengusul dari unit kerja

Input

• BoQ (Daftar Kuantitas dan Harga Satuan) (dari Pejabat/Panitia Pengadaan Barang dan Jasa)
• Kontrak ( Pejabat/Panitian Pengadaan Barang dan Jasa)
• Surat Jalan (dari Penyedia Barang/Jasa)

Output

• Berita Acara Pemeriksaan Barang /Jasa:
• Laporan Hasil Pemeriksaan Barang/Jasa;

Standar Waktu Pelaksanaan

Pelaksanaan Pemeriksaan Barang dilaksanakan 1 hari atau selambat-lambatnya 3 hari setelah barang diserahkan oleh Penyedia Barang selama selambat-lambatnya 3 hari.

Prinsip Pemeriksaan

-       Pemeriksaan Barang dan Jasa diawali dengan pemeriksaan kelengkapan dokumen Pengadaan, meliputi bukti pelaksanaan seluruh prosedur pengadaan dan bukti dokumen administrasi pengadaan;

-       Pemeriksaan Barang dilakukan dengan kontak langsung secara fisik terhadap Barang yang diperiksa;

-       Pemeriksaan jasa pemborongan dilakukan dengan kontak langsung secara fisik terhadap  hasil pekerjaan ;

-       Pemeriksaan Jasa Konsultasi dilakukan dengan memeriksa dokumen-dokumen,hasil kerja dan atau bukti-bukti lainnya yang menunjukan kemampuan proses konsultasi telah dilaksanakan sesuai dengan Kerangka Acuan Kerja; misalnya program kerja, jadwal pekerjaan, jadwal penugasan, organisasi, kebutuhan jumlah orang bulan, dan kebutuhan fasilitas penunjang. Penilaian hasil kerja meliputi analisis, gambar-gambar kerja, spesifikasi teknis, perhitungan teknis, dan laporan-laporan.

Standar Prosedur Pelaksanaan Pemeriksaan Barang

1. Setelah berakhirnya proses evaluasi penawaran yang dilaksanakan oleh Panitia/Pejabat Pengadaan maka Panitia/Pejabat harus menyerahkan BoQ (Daftar Kuantitas dan Harga Satuan) definitif kepada Panitia Pemeriksa Barang. Hal ini diperlukan agar Panitia Pemeriksa Barang memiliki acuan awal dalam melaksanakan proses pemeriksaan barang sebelum kontrak selesai diproses.
2. Daftar kuantitas dan harga satuan (BoQ) setiap jenis/ item pekerjaan untuk kontrak harga satuan diisi dengan lengkap kecuali ditentukan lain dalam dokumen pemilihan penyedia barang/ jasa.
3. Berpedoman pada BoQ definitif tersebut Panitia Pemeriksa Barang membuat daftar pemeriksaan barang dan daftar penerimaan barang.
4. Setelah proses pembuatan kontrak selesai dilaksanakan, Panitia Pengadaan harus menyerahkan 1 (satu) copy kontrak kepada Panitia Pemeriksa Barang sebagai dasar dalam melaksanakan proses pemeriksaan dan penerimaan barang.
5. BoQ definitif yang sebelumnya diserahkan oleh Panitia/Pejabat Pengadaan Barang harus dicocokkan oleh Panitia Pemeriksa Barang dengan BoQ dalam kontrak untuk menghindari adanya ketidaksesuaian spesifikasi barang yang akan diterimanya.
6. Apabila terjadi perbedaan antara BoQ definitif dengan BoQ dalam kontrak, maka Panitia Pemeriksa Barang harus menjadikan BoQ dalam kontrak sebagai acuan dalam proses pemeriksaan dan penerimaan barang dengan selanjutnya merubah daftar penerimaan barang yang sebelumnya telah dibuat.
7. Panitia Pemeriksa Barang harus sudah memiliki BoQ (dari Panitia/Pejabat Pengadaan Barang) dan draft Kontrak barang yang akan diperiksa (dari Panitia Pengadaan) 1 minggu atau selambat-lambatnya 3 hari sebelum pemeriksaan;  dan memiliki draft Surat Jalan (dari Penyedia Barang) sebelum pemeriksaan dilakukan.
8. Setelah Panitia Pemeriksa Barang menerima kontrak dari Panitia Pengadaan maka Panitia Pemeriksa Barang harus mempelajari dan memahami substansi (isi) dari kontrak bersangkutan untuk dibuatkan suatu mekanisme pemeriksaan dan penerimaan barang.
9. Apabila Penyedia Barang telah memulai pengiriman barang ke Pengguna Barang, maka Panitia Pemeriksa Barang harus segera memeriksa barang tersebut dengan berpedoman kepada spesifikasi dan kuantitas sebagaimana tercantum dalam daftar pemeriksaan barang.

10.  Panitia Pemeriksa Barang memeriksa barang setelah barang ada di tempat penyimpanan Pengguna Barang; dalam hal barang dimaksud tidak memungkinkan secara fisik dan atau secara fungsi tidak mungkin disimpan ditempat penyimpanan/gudang maka Tim pemeriksa barang melakukan pemeriksaan secara in situ di lokasi barang dimaksud.

11.  Kesesuaian yang diperiksa :

Pemeriksaan Barang

ü  Kualitas Kemasan

ü  Kuantitas Barang

ü  Spesifikasi Barang, termasuk didalamnya merk, bahan, dan model barang

ü  Kualitas Barang

ü  Garansi / Jaminan Masa Purna Jual Barang

Pemeriksaan Jasa Pemborongan

ü  Hasil Pekerjaan

ü  Laporan Harian

ü  Laporan Mingguan

ü  Laporan Bulanan

ü  Kesesuaian antara Laporan dengan kondisi nyata (actual condition)

ü  Foto-foto dokumentasi pelaksanaan pekerjaan di lapangan

Pemeriksaan Jasa Konsultasi

ü  Personil

ü  Peralatan

ü  Program Kerja

ü  Jadwal Pekerjaan

ü  Jadwal Penugasan

ü  Organisasi

ü  Kebutuhan Fasilitas Penunjang

ü  Hasil Analisis

ü  Gambar-Gambar Kerja

ü  Spesifikasi Teknis

ü  Perhitungan Teknis

ü  Laporan

Pemeriksaan Jasa Lainnya

ü  Peralatan

ü  Tenaga Kerja

12.   Setiap hasil Pemeriksaan Barang dibuatkan Berita Acara Pemeriksaan Barang dan Jasa, Berita Acara dimaksud ditanda tangani oleh seluruh Panitia dengan urutan : Ketua Tim Pemeriksa menandatangani setelah Sekretaris dan Anggota Tim menandatangani Berita Acara; Sekretaris Tim menandatangani setelah Anggota Tim Menandatangani  Berita Acara  Pemeriksaan.

13.  Pejabat dan atau pihak ketiga yang berkepentingan secara langsung maupun tidak langsung atas pengadaan barang dan jasa menandatangani dokumen pengadaaan barang yang berkaitan langsung dengan hasil pemeriksaan barang dan jasa setelah  seluruh Tim Pemeriksa Barang menandatangani Berita Acara Pemeriksaan Barang dan Jasa.

14.  Jika dari proses pemeriksaan barang tersebut terdapat spesifikasi barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi sebagaimana tercantum dalam daftar pemeriksaan, maka  Panitia Pemeriksa Barang melaporkan perbedaan ini kepada Pengguna Anggaran untuk tindak lanjut pemeriksaan barang dan atau jasa yang diperiksa.

15.  Pengguna Anggaran memutuskan tindak lanjut pemeriksaan barang yang diperiksa.

16.  Pengembalian barang yang tidak sesuai spesifikasi kontrak kepada Penyedia Barang harus disertai dengan Daftar Penolakan dan Pengembalian Barang serta Berita Acara Penyerahan Barang Yang Dikembalikan.

17.  Apabila barang yang telah diperiksa oleh Panitia Pemeriksa Barang telah sesuai dengan spesifikasi sebagaimana tercantum  dalam daftar pemeriksaan barang, maka Pengguna Barang harus menerima barang yang telah diperiksa untuk dicantumkan dalam daftar penerimaan barang sementara.

18.  Setelah seluruh proses pemeriksaan barang telah 100% selesai dilaksanakan maka Panitia Pemeriksa mengumpulkan seluruh Daftar Penolakan dan Pengembalian Barang. untuk dilakukan rekapitulasi.

Demikian Pedoman ini ditetapkan untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

About these ads